Jak pisać z AI, żeby zachować głos organizacji?

Zacznij od tekstów, które lubicie

Wybierz kilka własnych materiałów: zaproszenie, podziękowanie dla darczyńców, opis działania. Szukaj tekstów, które dobrze oddają wasz sposób mówienia i są zrozumiałe dla odbiorców.

Przeczytaj je wspólnie z osobą z zespołu. Czy zwracacie się bezpośrednio do czytelnika? Jak opisujecie osoby korzystające ze wsparcia? Jakich obietnic unikacie? AI może pomóc nazwać te cechy, ale ostateczny wybór zasad powinien należeć do organizacji.

Zapisz zasady w użytecznej formie

Ogólne polecenie „pisz ciepło i profesjonalnie” niewiele wyjaśnia. Lepiej podać konkret: „najpierw napisz, co oferujemy i komu; używaj krótkich zdań; wyjaśniaj skróty; nie przedstawiaj uczestników jako bezradnych”.

Przykładowa karta stylu lokalnego stowarzyszenia może zawierać pięć reguł:

Taka karta może zmieścić się na jednej stronie. Ważne, żeby zespół rzeczywiście z niej korzystał.

Pokaż modelowi różnicę

Zdanie „Realizujemy kompleksowe działania aktywizacyjne, wzmacniające potencjał społeczności” niewiele mówi osobie, która szuka pomocy.

Jeśli odpowiada to faktom, można napisać: „W każdą środę pomagamy mieszkańcom przygotować CV i przećwiczyć rozmowę o pracę. Na spotkanie można przyjść bez zapisów”. Konkret niesie więcej informacji niż dopisanie kolejnego przymiotnika.

Nie każda organizacja powinna jednak brzmieć tak samo. Komunikat specjalistycznej organizacji rzeczniczej będzie inny niż zaproszenie na piknik. Stałe mogą pozostać wartości i stosunek do odbiorcy, a długość oraz szczegółowość trzeba dopasować do sytuacji.

Prompt do redakcji

Zredaguj poniższy tekst zgodnie z załączoną kartą stylu. Odbiorca: osoba, która pierwszy raz słyszy o naszej organizacji. Cel: wyjaśnić ofertę i sposób zgłoszenia. Zachowaj wszystkie fakty. Nie dodawaj emocjonalnych historii, cytatów ani obietnic. Jeśli brakuje ważnej informacji, wskaż ją pod tekstem. Na końcu wypisz trzy najważniejsze zmiany redakcyjne.

Przeczytaj tekst na głos

Przed publikacją sprawdź, czy rzeczywiście powiedzielibyście te słowa podczas rozmowy z odbiorcą. Usuń zdania, które tylko brzmią efektownie. Zweryfikuj dane kontaktowe, terminy i warunki udziału.

Warto zachowywać zatwierdzone przykłady obok karty stylu. Nowa osoba w zespole otrzyma wtedy nie tylko zasady, lecz także wzorzec ich zastosowania. AI będzie jednym z narzędzi redakcyjnych, a sposób mówienia pozostanie decyzją organizacji.

Inspiracja tematyką: AI Impact Hub — Prompts for Communications. Karta stylu, przykłady i prompt zostały opracowane na potrzeby artykułu.