Administrator i kontakt
Administratorem danych jest Instytut „Równość i Dostępność” sp. z o.o. (IRiD). Adres siedziby: ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 51/1, 90-130 Łódź. Kontakt w sprawach danych: info@ai-ngo.pl. Strona internetowa: ai-ngo.pl.
Cel, podstawa i zakres danych
Przetwarzamy dane w celu odpowiedzi na zapytanie, rozpoznania potrzeb organizacji i przygotowania propozycji współpracy. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli jako osoba fizyczna występujesz o działania przed zawarciem umowy, w odpowiednim zakresie podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Zabezpieczenia przed spamem i powtórzeniami służą uzasadnionemu interesowi ochrony serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f).
Przyjmujemy imię i nazwisko, nazwę organizacji, e-mail, wybraną usługę i treść zapytania. Telefon jest opcjonalny. Potwierdzenie zapoznania się z informacją jest wymagane w formularzu i nie jest zgodą marketingową. Podanie danych jest dobrowolne, ale brak wymaganych informacji uniemożliwia wysłanie formularza.
Opis potrzeby z diagnozy jest domyślnie wyłączony i zostanie dołączony dopiero po zaznaczeniu opcji w formularzu. Wynik ogólny wymaga osobnego wyboru i nie zostanie wysłany bez opisu potrzeby. Możesz wycofać oba wybory przed wysłaniem. Nie przesyłamy pełnych odpowiedzi ani wyników obszarów. Samo wykonanie diagnozy nie wysyła jej do IRiD. Nie wpisuj danych szczególnych kategorii ani danych beneficjentów organizacji.
Odbiorcy, poczta i zabezpieczenia
Dostęp mają osoby upoważnione do obsługi zapytań w IRiD oraz dostawcy hostingu i poczty działający w ramach odpowiednich ustaleń o przetwarzaniu danych. Do wysyłki przygotowano pocztę SMTP Mserwis (cpanel7.mserwis.pl), z konta info@ai-ngo.pl. Przed publicznym uruchomieniem administrator musi potwierdzić pełne dane podmiotu świadczącego usługę, warunki powierzenia danych, lokalizacje przetwarzania i retencję u dostawcy. Dane zapytania przekazujemy do skrzynki IRiD; na podany e-mail wysyłamy ogólne potwierdzenie z numerem zgłoszenia, bez kopiowania treści zapytania.
Nie zapisujemy kontaktu do newslettera ani list marketingowych. Nie podejmujemy na podstawie formularza zautomatyzowanych decyzji o skutkach prawnych ani profilowania marketingowego. Dostawca poczty może przetwarzać techniczne dane dostarczenia i antyspamowe według jego warunków.
Administrator przed uruchomieniem zatwierdza umowy z dostawcami, ich odbiorców i lokalizacje przetwarzania oraz ewentualne transfery poza EOG i stosowane zabezpieczenia. Szczegóły wymagają sprawdzenia dla wybranego konta i hostingu; projekt tej informacji nie potwierdza braku transferów poza EOG.
Okres przechowywania
Okres przechowywania zapytań i korespondencji dotyczącej niezrealizowanej współpracy wynosi 12 miesięcy od zakończenia obsługi zapytania. Za zakończenie uznajemy udzielenie końcowej odpowiedzi albo udokumentowane zamknięcie sprawy. Termin nie biegnie od samego wysłania formularza. Po upływie tego okresu korespondencja powinna zostać usunięta również z folderów wysłanych, archiwum i kosza, z uwzględnieniem zatwierdzonego cyklu kopii zapasowych.
Wyjątki dotyczą wyłącznie danych nadal niezbędnych: po zawarciu umowy odpowiednie dokumenty przechodzą do procesu obsługi umowy i ewentualnych obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO); w razie konkretnego sporu lub roszczenia zakres konieczny do jego ustalenia, dochodzenia lub obrony może być przechowywany do zakończenia sprawy i upływu właściwego terminu przedawnienia (art. 6 ust. 1 lit. f). Ograniczenie przetwarzania lub obowiązek zachowania danych może czasowo wstrzymać usunięcie. Administrator dokumentuje powód, zakres, termin i przegląd wyjątku; wyjątek nie oznacza bezterminowego zachowania całej korespondencji.
Organizacja kontroli przewiduje przegląd korespondencji raz w miesiącu przez upoważnionego pracownika IRiD: 5. dnia miesiąca, a gdy jest wolny — w najbliższym kolejnym dniu roboczym. Termin kontroli nie wydłuża retencji ani terminu usunięcia konkretnej sprawy.
Status zasad retencji: zasady zostały zatwierdzone przez administratora. Aplikacja nie ma dostępu do usuwania wiadomości w skrzynce Mserwis i nie egzekwuje automatycznie tego terminu. Zamykanie spraw i terminowe usuwanie poczty są realizowane organizacyjnie przez administratora, zgodnie z procedurą retencji i ustaleniami dotyczącymi kopii zapasowych i logów dostawców. Samo ustawienie okresu w konfiguracji nie uruchamia kasowania wiadomości.
Serwis nie tworzy bazy treści zgłoszeń. Rejestr techniczny zabezpieczeń zawiera pseudonimizowane skróty, numer zgłoszenia i stan wysyłki; adres IP i e-mail nie są w nim zapisywane jawnie. Wpisy dotyczące powtórzeń tracą ważność po 24 godzinach, a zdarzenia limitów są wykorzystywane przez maksymalnie godzinę. Wygasłe wpisy są usuwane z rejestru podczas kolejnej obsługi poprawnego zgłoszenia przy aktywnej konfiguracji, również jeśli kończy się ona odtworzeniem wcześniejszego statusu lub odrzuceniem z powodu limitu. Nie działa osobne zadanie kasujące dane o określonej godzinie; przy nieaktywnym serwisie administrator usuwa wygasłe dane w ramach utrzymania. Uzgodniony okres przechowywania korespondencji jest realizowany przez administratora, a nie automatyczne kasowanie e-maili przez formularz. Treść przesłanej wiadomości pozostaje w systemach poczty. Logi dostawcy i hostingu wymagają osobnego ustawienia retencji.
Twoje prawa
Możesz żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania, a w przypadkach przewidzianych prawem także przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. W sprawie realizacji praw skontaktuj się z administratorem. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.
Informacja dotyczy zapytań, a nie pełnej polityki wszystkich usług IRiD. Zasady pozostałych procesów wymagają osobnych informacji.
Wróć do formularza →